【大井川商工会】日報・メール対応はAIにおまかせ！地味にツラい事務作業がグンと楽になる「業務自動化」はじめの一歩講座　セミナーレポート

2025年12月19日 2025年12月19日

ShisuzokaMarketing

「AIって難しそうだし、うちのような規模の会社には関係ないよ……」

そう思って、日々の膨大な事務作業や、誰にも相談できない経営の悩みを一人で抱え込んでいませんか？

2025年12月、静岡マーケティングが主催した本セミナーでは、そんな経営者の皆様の不安を一掃し、AIを「頼れる右腕」に変える具体的な手法を公開しました。単なるツールの紹介ではなく、「孤独な経営者を救うための、24時間365日働く最強のパートナーの作り方」をご紹介させていただきました。

自分専用の熟練社員を創る！Geminiの「Gem（ジェム）」活用術

GoogleのAIツール「Gemini」に搭載された「Gem」機能を使えば、メール返信、クレーム対応、SNS投稿作成など、特定の役割を完璧にこなす「マイAI社員」を無料で作成できます。

通常のAIは、質問するたびに「あなたはプロの秘書です」といった設定を伝え直す必要があります。しかし、Gemにあらかじめ「役割」や「ルール」を覚えさせておけば、次からは雑なメモを渡すだけで、あなたの意図を100%汲み取った高品質なアウトプットが即座に得られるからです。

セミナーでは「メール返信秘書」を作成しました。「ラーメン屋で接客が暗いと苦情が来た」と1行入力するだけで、店主の誠実さが伝わる完璧な謝罪文が数秒で完成。また、「辛口の壁打ちパートナー」を作れば、新事業案に対して客観的で厳しい指摘をくれる「24時間相談可能な顧問」にもなります。

一度設定すれば、AIがあなたの思考のクセを理解した専属スタッフとして動き続けます。面倒なルーチンワークはすべてGemに投げてしまいましょう。

Googleの「NotebookLM」は、あなたが与えた資料（ソース）だけを学習し、その範囲内で回答・要約・資料作成を行う「自分専用の知識データベース」**です。

一般的なAIはネット上の広大なデータから回答するため、時に事実と異なる回答をします。しかし、NotebookLMは「あなたが渡したPDFやURL」のみを根拠にするため、社内規定や専門的な補助金の公募要領など、正確性が求められる情報処理に圧倒的に強いのです。

セミナーでは商工会のURLを読み込ませる実験を行いました。結果、組織概要の図解や紹介スライド、さらにはラジオ形式の音声解説動画まで自動生成。自社のマニュアルを読み込ませれば、新人に「これを見て質問して」と伝えるだけで教育コストを大幅に削れる「即答ボット」が完成します。

自社の「知識資産」をNotebookLMに集約し、組織の武器にせよ

「あの資料どこだっけ？」「あの人しか知らない」という情報の属人化を解消し、誰でも即座に正解にたどり着ける環境が手に入ります。

AIの活用範囲を広げることで、商談の議事録管理から競合リサーチ、個別提案書の作成まで、これまで数時間かかっていた作業を「数分」に短縮可能です

AIは膨大なデータから共通点や相違点を見つけるのが得意です。複数の競合サイトを比較して自社の強みを炙り出したり、顧客アンケートから「隠れた不満やニーズ」を見つけ出す作業は、AIに任せるのが最も効率的です。

ある営業現場では、商談の録音データをNotebookLMに読み込ませ、「このお客様専用の提案資料を作って」と指示しています。会社に戻る頃には、お客様の課題を反映した提案書が完成しており、他社が数日かけるところを数十分でレスポンスできる圧倒的な差別化を実現しています。

「AIに何ができるか」ではなく「自分のビジネスのどこをショートカットするか」。この視点を持つだけで、あなたの会社の生産性は別次元へ引き上げられます。

本日の重要なポイントを振り返りましょう。

「完璧に使いこなそう」と思わなくて大丈夫です。まずは今日、一つだけGemを作ってみる、あるいはNotebookLMに資料を放り込んでみる。その「次の一歩」が、あなたの経営を孤独から解放するきっかけになります。